Verwaltung von Immobilien

Oktagon bietet in Zusammenarbeit mit Rechtsanwalt Andreas Scharrer eine moderne professionelle Hausverwaltung an, die die Vorteile der heutig zur Verfügung stehenden technischen und rechtlichen Möglichkeiten ausschöpft:

Die Hausverwaltung wird digital geführt.

So sind alle Wohnungseigentümer immer auf dem aktuellen Stand und können jederzeit alle gewünschten Informationen abrufen.

Eigentümerversammlungen werden online abgehalten.

Die Zusammenarbeit mit Rechtsanwalt Scharrer, der auch Geschäftsführer der Firma Oktagon ist,

gewährleistet bestmögliche rechtliche Betreuung.

Im Einzelnen stellt sich unser Dienstleistungsangebot wie folgt dar:

1. Vertragsmanagement
a) Beratung
Oktagon berät über Notwendigkeit und Zweckmäßigkeit des Abschlusses von objektbezogenen Verträgen.
h) Vertragsüberwachung
Oktagon überwacht die ordnungsgemäße Durchführung der Verträge, ggf. durch Beauftragung des Hausmeisters oder sonstiger Dritter.
2. Technisches Management - Erhaltung des Gemeinschaftseigentums
Oktagon veranlasst - nach vorheriger Absprache - Erhaltungsmaßnahmen. Hierzu gehören:
- alle laufenden sowie dringliche Maßnahmen der erforderlichen ordnungsmäßigen Instandhaltung und Instandsetzung
- Einholung von Kostenvoranschlägen
- Auftragsvergabe
- die Anschaffung von Ersatzteilen und Gebrauchsgegenständen, die der ordnungsmäßigen Bewirtschaftung des gemeinschaftlichen Eigentums dienen (z.B. Gartengeräte, Hausmeisterwerkzeuge, Schilder)
- Überwachung der Arbeiten
- Pflege und Wartung von Anlagen und Einrichtungen des Gemeinschaftseigentums
- Hinzuziehung von Sonderfachleuten, insbesondere von Architekten, Ingenieuren
- Abnahme von Werkleistungen
- Schadensmeldung an die Versicherung
3. Finanzen und Rechnungswesen
Oktagon verwaltet das Gemeinschaftseigentum einschließlich des gemeinschaftlichen Verwaltungsvermögens.
a) Buchhaltung
Oktagon erledigt die Einrichtung und Erhaltung einer nach kaufmännischen Grundsätzen geführten Buchhaltung - getrennt von derjenigen für andere Gemeinschaften - mit geordneter Aufbewahrung der Belege und ggf. Führung einer Lohnbuchhaltung.
Diese beinhaltet insbesondere:
- das Führen und Abrechnen von Hausgeldkonten je Sonder-/Teileigentum
- Einnahmekonten für Erträge
- Ausgabekonten je Kostenart (ohne Ausweis der Mehrwertsteuer)
- Rücklagekonten einschließlich Anlage der Mittel
- Konten für Mitarbeiter der WEG
- Verrechnungskonten für Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum bis zur Erstattung der verauslagten Beträge
- die Veranlassung der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauchs, das Melden der Gesamtheizkosten an das von der WEG beauftragte Serviceunternehmen, das Buchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sonder-/Teileigentum in die Einzel-/Jahresabrechnung.
b) Geldverwaltung
Oktagon verwaltet das Vermögen der WEG auf besonderen WEG-Konten.
c) Zahlungen
Oktagon übernimmt den Ein- und Auszahlungsverkehr der WEG.
d) Rechnungskontrolle
Oktagon führt die rechnerische Prüfung aller Kauf-, Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparaturrechnungen, Hauswart- und Bargeldkassen durch.
e) "Hausgeldinkasso".
Oktagon überwacht die Zahlungsverpflichtungen der Wohnungseigentümer und sorgt für die deren Einhaltung.
f) Erhaltungsrücklage
Oktagon verwaltet die Erhaltungsrücklagen.
g) Jahresabrechnung, Vermögensbericht, Wirtschaftsplan
Oktagon erstellt die Jahresabrechnungen, Vermögensberichte, sowie die Wirtschaftspläne.
h) Statusbericht
Oktagon erstellt jährlich einen Statusbericht.
i) Haushaltsnahe Dienstleistungen
In der Jahresabrechnung weist Oktagon die Ausgaben der WEG für haushaltsnahe Dienstleistungen gem. § 35a EStG sowie die hiervon auf die Einheiten entfallenden Anteile aus und erstellt entsprechende Bescheinigungen.
j) Zinsen
Zum Zwecke der Versteuerung der Zinsabschlagssteuer durch die einzelnen Wohnungseigentümer weist Oktagon in der Jahresabrechnung neben den Zinseinnahmen die von dem Kreditinstitut an den Fiskus abgeführte Kapitalertragsteuer sowie die hiervon auf die Einheiten entfallenden Anteile aus.
k) Sondereinnahmen
Oktagon verwaltet etwaige Sondereinnahmen.
l) Rechenschaft
Oktagon legt Über die Verwendung des Gemeinschaftsvermögens Rechenschaft ab.
m) Rechnungsprüfungen
Oktagon nimmt an der Rechnungsprüfung durch den Verwaltungsbeirat teil, ebenso an Prüfungen der Jahresabrechnung durch beauftragte Sonderfachleute, wie z.B. Wirtschaftsprüfer.
n) Umsatzsteuer
Oktagon erstellt ggf. Abrechnungen mit besonderem Umsatzsteuerausweis und fertigt Umsatzsteuererklärungen.
o) Sonderumlagen
Oktagon berät über die Erforderlichkeit von Sonderumlagen.
p) Tätigkeiten für frühere Zeiträume
Oktagon überprüft und erstellt ggf. eine Buchhaltung oder Jahresabrechnung für Zeiträume, in denen ein Dritter Verwalter war.
q) steuerliche Angelegenheiten
Oktagon erledigt - ggf. mit Unterstützung eine zur Steuerberatung berechtigte Person -
steuerliche Angelegenheiten im Zusammenhang mit der WEG.
4. Rechtsstreitigkeiten
Oktagon wird von Rechtsanwalt Andreas Scharrer geführt, der in seiner Eigenschaft als
Rechtsanwalt alle anfallenden Rechtsstreitigkeiten betreuen kann und für Oktagon rechtliche Fragen kompetent klärt.
5. Wohnungseigentümerversammlung
Oktagon bereiter Wohnungseigentümerversammlungen vor und führt deren Vorsitz.
Wohnungseigentümerversammlungen finden grundsätzlich im Wege einer Online-Konferenz statt.
Oktagon stellt hierzu eine Kommunikationsplattform zur Verfügung.
Oktagon fertigt eine Niederschrift der Beschlüsse in Form eines Ergebnisprotokolls und sorgt für die Eintragungen in die von ihr geführte Beschluss-Sammlung, die den Eigentümer zur Einsicht in einem Cloud-System jederzeit zur Einsicht zur Verfügung stehen.
6. Allgemeine Betreuungsleistungen
a) Kommunikation, Korrespondenz
Oktagon führt die Kommunikation bzw. Korrespondenz mit dem Verwaltungsbeirat, den Wohnungseigentümern, Behörden, Dienstleistern, Versorgern, Lieferanten, Versicherungen und sonstigen Dritten für gemeinschaftliche Belange, soweit dieser im Rahmen der aufgeführten Grundleistungen veranlasst wurde.
Die Kommunikation erfolgt weitestgehend in digitaler Form. Oktagon richtet zu diesem Zweck eine Cloud ein. In dieser werden sämtliche für die Hausverwaltung relevanten Daten gespeichert und den jeweils berechtigten Wohnungseigentümern zugänglich gemacht.
Die WEG hat sicherzustellen, dass sämtliche Wohnungseigentümer einen entsprechenden Zugang zu dem Cloudsystem unterhalten.
b) Haus- und Nutzungsordnungen
aa) Oktagon wirkt mit bei der Erstellung bzw. Änderung von Haus- und Nutzungsordnungen für im gemeinschaftlichen Eigentum stehende Einrichtungen und Anlagen, wie z.B. Waschküche, Fahrstuhl, Radkeller.
Oktagon sorgt für dessen Überwachung der Einhaltung sowie der Durchführung ggf. durch beauftragte Dritte, z.B. durch den Hausmeister oder Überwachungspersonal. Schriftlich gemeldete Verstöße gegen die Haus-/Nutzungsordnungen mahnt Oktagon bei dem für die Störung verantwortlichen Eigentümer unter Angabe des Namens des Beschwerdeführers ab.
c) Einsicht in die Verwaltungsunterlagen, Auskunft
Oktagon erteilt der der WEG sowie Mitgliedern eines Verwaltungsbeirates oder von der Eigentümerversammlung hierfür gewählten Beauftragten jederzeit Auskunft über seine Wirtschaftsführung und gewährt Einblick in die die WEG betreffenden Unterlagen.
d) Oktagon informiert die Wohnungseigentümer unverzüglich über wesentliche Vorgänge, insbesondere über zugestellte Klagen oder Anträge in Wohnungseigentumssachen.
e) Übernahme von Unterlagen der Vorverwaltung
f) Notkompetenz
Oktagon trifft ggf. Notfallmaßnahmen.
g) Oktagon nimmt an Verwaltungsbeiratssitzungen teil.
h) Oktagon führt sämtliche Verwaltungsunterlagen in digitaler Form. Im Cloud-System werden grds. folgende Unterlagen allen Eigentümern zugänglich gemacht:
- Teilungserklärungen
- Gemeinschaftsordnung
- Hausordnung
- Eigentümerlisten, Adressenlisten
- Niederschriften über Eigentümerversammlungen
- behördliche Mitteilungen
- Pläne, Schließpläne,
- Betriebsanleitungen
- sonstige objektbezogenen Verträge, steuerliche und behördliche Unterlagen
i) Oktagon wirkt - soweit erforderlich - mit bei Eigentumsübergängen, einschließlich einer etwaigen Zustimmung zur Veräußerung.
j) Oktagon wirkt mit bei der Beschaffung, Einsichtnahme, Erstellen oder Wiederherstellung fehlender Verwaltungsunterlagen, die zur Durchführung einer ordnungsgemäßen Verwaltung erforderlich und bei Übernahme der Verwaltung nicht vorhanden sind.
7. Vertretung der WEG
Oktagon nimmt Erklärungen und Zustellungen entgegen.